Nº cópias: ? Setor ? Qualidade ? Gerências 1. QUEM Compradora 2. QUANDO Após avaliação da Gestora e sua aprovação para cotação. 3. ONDE Setor de Compras 4. OBJETIVO Os objetivos são obter produtos e serviços na quantidade e qualidade necessárias com o menor custo, garantir melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor, desenvolver e manter boas relações com os fornecedores. 5. MATERIAL * Telefone; * Pasta azul; * Caneta. * Cartão CNPJ; * Alvará de Licença de Funcionamento * Certidões Negativas. 6. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS * Os materiais são solicitados de acordo com a necessidade de estoque para Almoxarifado e Farmácia; * Após as solicitações de compras de materiais no sistema elas serão autorizadas pela Gestora para cotações; * O setor de compras efetuará as cotações no mínimo com 03 fornecedores via telefone, fax e/ou e-mail, seguindo regulamento de compras do AME, publicado em DOU; * Entrar em contato com o fornecedor que não tenha cadastro no sistema, solicitar os dados cadastrais da empresa, cartão CNPJ, alvará de vigilância sanitária e certidões negativas para cadastro no sistema; * Após cadastrar o fornecedor enviar o código de cadastro para o Departamento Financeiro para cadastrar o código reduzido da empresa para o almoxarifado poder dar entrada nas Notas Fiscais; * Guardar os documentos enviados pelo fornecedor na pasta na área de trabalho do computador; * Lançar no sistema os valores dos produtos (o qual calcula o menor preço) formalizando os pedidos; * A gestora autorizará os pedidos no sistema Wareline, onde constará número do pedido, número da cotação, setor solicitante, nome do solicitante, centro de custo solicitante, razão social do fornecedor, endereço completo, telefone/fax, contato, condições de pagamento, prazo de entrega, valor do frete, descrição dos produtos, quantidade/unidade, valor unitário, %IPI, valor total do pedido, dentre outros campos; * Após autorização da gestora no sistema Wareline, o pedido ficará em autorização, a compradora colocará em encomendado e gerará uma planilha do pedido, a qual enviará por e mail para o fornecedor, incluindo informações referentes ao horário de recebimento; * Após o envio da planilha a compradora deve entrar em contato com o fornecedor confirmando o pedido via telefone e/ou e-mail, se necessário; * Imprimir o mapa de cotação e o pedido, carimbar e assinar. Se o material for padronizado informar no pedido ou mapa de cotação para ciência; * Encaminhá-los ao setor do almoxarifado para conferência dos produtos e entrada da Nota Fiscal. 7. CUIDADOS ESPECIAIS * Analisar as documentações para que estejam aptos para participarem das cotações; * Acompanhar o check- list do almoxarifado para ter ciência como estão as entregas dos materiais; * Acompanhar no setor do almoxarifado os pedidos que estão pendentes para entrega; * Prestar atenção nas descrições dos materiais solicitados de acordo com a especificação de cada um. 8. REGISTROS * Registro no sistema de cadastro da Wareline; * Registrar no sistema as solicitações, cotações e pedidos de compra; * Arquivar todas as documentações das fichas cadastrais enviadas pelos fornecedores na pasta de documentos na área de trabalho. 9. CONDUTA CASO NÃO ATINGIR O RESULTADO ESPERADO Reavaliar os fornecedores buscando novas alternativas para o cumprimento das exigências do setor 10. PLANO DE CONTIGÊNCIA Não se aplica. 11. REFERÊNCIAS 1. AME Ambulatório Médico de Especialidades, NOR QUA 000. “Elaboração e Controle de Documentos Institucionais do Ambulatório Médico de Especialidades Catanduva – AME” 2021. Catanduva 2021. P.33 12. HISTÓRICO DE REVISÃO VERSÃO DATA DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO 03 13/10/2023 Atualização de acordo com a gestão de documentos da Qualidade ELABORAÇÃO DATA ASSINATURA/CARIMBO Nome Patrícia Farina Vivaldini 07/2016 Cargo/setor Compradora REVISÃO/ATUALIZAÇÃO DATA ASSINATURA/CARIMBO Nome Patrícia Farina Vivaldini 10/2023 Cargo/setor Compradora ANÁLISE/VALIDAÇÃO DA QUALIDADE DATA ASSINATURA/CARIMBO Nome Karen Bernardi da Graça 10/2023 Cargo/setor Enfermeira da Qualidade Nome Cintia Paula do Nascimento Cargo/setor Enfermeira da Qualidade APROVAÇÃO DATA ASSINATURA/CARIMBO Nome Karulini Davoli Prescilio Polo 10/2023 Cargo/setor Gerente Administrativa SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE Tipo do documento PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO POP.COM.001 Páginas 1 - 4 Título do documento PROCESSO DE COMPRAS Versão: 3 Próxima Revisão: 10/2025 Emissão: 07/2016 Validade: 2 anos ELABORAÇÃO REVISÃO/ATUALIZAÇÃO ANÁLISE/VALIDAÇÃO DA QUALIDADE APROVAÇÃO Nome Patrícia Farina Vivaldini Patrícia Farina Vivaldini Cintia Paula do Nascimento Karen Bernardi da Graça Karulini Davoli Prescilio Polo Cargo/setor Compradora Compradora Enfermeiras da Qualidade Gerente Administrativa